Etätyössä työpäivä ei aina ole perinteinen kahdeksasta neljään. Työtä tehdään eri aikoihin ja eri paikoissa. Tämä vaikuttaa myös siihen, miten työaikaa kannattaa seurata. Poimi tästä vinkkimme sujuvaan työajanseurantaan.

1. Tee työajan kirjaamisesta mahdollisimman helppoa

Etätyössä työajanseurannan pitää toimia ilman ylimääräistä vaivaa. Jos kirjaaminen on hidasta tai hankalaa, se jää helposti tekemättä tai siirtyy myöhemmäksi.

Hyvä työajanseuranta on nopea ja selkeä käyttää; missä tahansa ja milloin tahansa. Kun tuntien kirjaaminen onnistuu muutamassa sekunnissa, siitä tulee osa työntekijöiden arkea ilman erillistä ponnistelua ja vaivannäköä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että työntekijät voivat kirjata työaikaa helposti esimerkiksi omalta mobiililaitteeltaan.

Myös itse kirjautumisen pitää olla mahdollisimman vaivatonta – esimerkiksi kertakirjautumisen (SSO) avulla työntekijä pystyy kirjautumaan palveluun ilman erillisiä tunnuksia tai salasanoja.

2. Kirjaa työaika heti – älä jälkikäteen

Yksi yleisimmistä virheistä on kirjata työaika jälkikäteen, esimerkiksi viikon lopussa. Silloin tunnit arvioidaan helposti muistin varassa ja tarkkuus kärsii.

Reaaliaikainen kirjaaminen tekee työajanseurannasta luotettavaa. Samalla myös ylityöt ja työpäivien todellinen kuormitus tulevat näkyviksi.

Käytännössä arki ei kuitenkaan aina mene suunnitelmien mukaan. Siksi on tärkeää, että tehtyjä leimauksia on helppo korjata ja kirjauksia täydentää jälkikäteen ilman suurta vaivaa.

3. Anna työntekijöiden korjata leimaukset itse

Virheitä ja unohduksia sattuu aina. Etätyössä tämä korostuu, kun työpäivä ei noudata yhtä selkeää rytmiä tai tapahtuu useassa paikassa.

Siksi työajanseurannan ei kannata perustua oletukseen, että kaikki kirjataan aina kerralla täydellisesti oikein.

Toimivassa työajanseurannassa työntekijä voi itse korjata virheellisiä kirjauksia tai lisätä unohtuneita leimauksia jälkikäteen. Tarvittaessa korjaukset voidaan hyväksyä automaattisesti tai esihenkilön toimesta.

Tämä vähentää merkittävästi HR:n ja esihenkilöiden manuaalista työtä ja helpottaa arkea.

4. Seuraa työaikaa ja tue etätyöntekijöiden jaksamista

Etätyössä työaika on usein joustavampaa eikä työpäivä välttämättä etene yhtenäisenä jaksona. Työtä voidaan tehdä aamulla, jatkaa iltapäivällä ja palata vielä illalla hetkeksi töihin.

Joustavuus ei kuitenkaan poista työajanseurantaa. Työnantajan on edelleen pystyttävä seuraamaan työaikaa kokonaisuutena, mukaan lukien lepoajat ja mahdolliset ylityöt.

Ilman työajanseurantaa kokonaiskuva voi helposti hämärtyä sekä työntekijältä että esihenkilöltä. Tällöin työpäivät voivat venyä ja kuormitus kasvaa huomaamatta.

Selkeä työajanseuranta auttaa pitämään työpäivän rajat näkyvissä ja varmistaa, että myös työntekijöiden palautumiselle jää riittävästi aikaa.

5. Tee työajanseurannasta hyödyllistä, pakollisen pahan sijaan

Työajanseuranta ei ole vain tuntien kirjaamista varten. Parhaimmillaan se tuottaa tietoa, jota voidaan hyödyntää arjen johtamisessa.

Kun työaikatiedot ovat yhdessä järjestelmässä, siitä on oikeasti hyötyä. Esimerkiksi integraatiot muihin järjestelmiin vähentävät manuaalista työtä ja poistavat työntekijöiltä ja esihenkilöiltä tarpeen kirjata samoja tietoja moneen eri järjestelmään.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kirjatut tunnit kohdistuvat suoraan tietylle projekteille ja siirtyvät automaattisesti eteenpäin laskutukseen tai raportointiin.

Parhaimmillaan työajanseuranta auttaa:

• hahmottamaan työkuormaa
• tunnistamaan ylityöt ajoissa
• seuraamaan, mihin työaika todellisuudessa kuluu
• tekemään parempia päätöksiä arjen johtamisessa

Toimiva työajanseuranta ei jää pakolliseksi velvollisuudeksi, vaan siitä tulee luonteva osa työntekijöiden ja johtamisen arkea.

Työajanseuranta hybridityössä

Hybridityössä työpäivät jakautuvat usein toimiston, kodin ja liikkuvan työn välillä. Siksi työajanseurannan on toimittava yhtä helposti kaikissa tilanteissa. Kun työajan kirjaaminen onnistuu paikasta riippumatta, työaika, lepoajat ja mahdolliset ylityöt pysyvät hallinnassa myös vaihtelevassa arjessa.

Erityisen tärkeää tämä on tilanteissa, joissa työpäivä alkaa toimistolla ja jatkuu myöhemmin etänä. Ilman toimivaa työajanseurantaa kokonaiskuva työpäivästä voi helposti hajota.