Työajanseurantajärjestelmiä on monia, eikä niiden vertailu ole aina yksinkertaista. Miten valita järjestelmä, joka oikeasti toimii arjessa? Kokosimme yhteen keskeiset asiat, joihin kannattaa kiinnittää huomiota työajanseurantaohjelmaa valittaessa.

1. Valitse helppokäyttöinen järjestelmä

Työajan kirjaamisen pitää olla työntekijöille nopeaa ja vaivatonta. Jos käyttö on hankalaa, kirjaaminen jää helposti tekemättä tai siirtyy myöhemmäksi.

Hyvä työajanseurantajärjestelmä toimii sujuvasti eri laitteilla niin mobiilissa kuin selaimessakin. Tuntien kirjaamisen pitäisi onnistua muutamassa sekunnissa ilman, että käyttäjän tarvitsee etsiä oikeaa näkymää tai miettiä, miten ja mistä kirjaus tehdään.

Kun työaikasaldot ja muutokset, kuten leimauskorjaukset, näkyvät reaaliajassa, käyttäjän ei tarvitse arvailla, onko tieto ajan tasalla. Tämä tekee työajanseurannasta selkeämpää ja vähentää turhaa selvittelyä.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä voi kirjata työaikaa helposti omalla puhelimellaan – ja nähdä saman tien ajantasaiset työaikasaldot ja muutokset, oli hän sitten toimistolla, kotona tai asiakkaan luona. Erityisesti tarve korostuu etätyössä.

Myös kirjautumisen pitää olla vaivatonta. Kun järjestelmään pääsee sisään ilman erillisiä tunnuksia tai salasanojen muistamista, käyttö sujuu ilman turhia keskeytyksiä.

Hyvä järjestelmä on myös nopea ottaa käyttöön ja helppo ottaa osaksi arkea ilman raskasta projektia tai pitkää koulutusta.

–> Testaa käytettävyys: työajan kirjaamisen pitää onnistua muutamassa sekunnissa ilman ohjeita ja tietojen päivittyä heti ilman turhaa viivettä.

2. Varmista, että työaika tulkitaan oikein kaikissa tilanteissa

Työaika ei ole välttämättä sama kaikille yrityksesi työntekijöille. Yhdessä roolissa on liukuva työaika, toisessa vuorotyö ja kolmannessa työehtosopimuksiin perustuvat lisät ja korvaukset.

Siksi on tärkeää, että työajanseurantajärjestelmä osaa tulkita työaikaa oikein myös vaativissa tilanteissa. Ylityöt, liukumat, lisät ja lomakertymät pitäisi muodostua automaattisesti ilman manuaalista korjaamista.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että järjestelmän pitää pystyä huomioimaan erilaiset työaikamallit ja työehtosopimukset samanaikaisesti. Esimerkiksi vuorotyö, joustotyöaika, arkipyhät ja paikalliset sopimukset vaikuttavat kaikki työajan muodostumiseen.

Hyvä järjestelmä ei ainoastaan kirjaa työaikaa, vaan tulkitsee sitä oikein myös monimutkaisissa tilanteissa, kuten vuorotyössä, varallaoloissa, työaikapankeissa ja eri TES-määritysten yhdistelmissä.

Kun työajan tulkinta toimii oikein, palkka-aineisto muodostuu valmiiksi ilman erillistä käsityötä. Tämä vähentää virheitä ja säästää merkittävästi HR:n aikaa.

–> Varmista, että valittava työajanseurantajärjestelmä pystyy tulkitsemaan työaikaa oikein myös monimutkaisissa TES-tilanteissa.

3. Valitse järjestelmä, joka vähentää manuaalista työtä

Työajanseurannan pitäisi vähentää työtä, ei lisätä sitä.

Jos samat tiedot täytyy kirjata useaan järjestelmään, aikaa kuluu turhaan ja virheiden määrä kasvaa. Tämä näkyy nopeasti HR:n ja esihenkilöiden arjessa ylimääräisenä tarkistamisena, korjaamisena ja selvittelynä.

Hyvä työajanseurantajärjestelmä siirtää tiedot automaattisesti eteenpäin esimerkiksi palkanlaskentaan, raportointiin tai projektinhallintaan. Kun tieto liikkuu suoraan järjestelmien välillä, samoja asioita ei tarvitse kirjata uudelleen.

Tämä ei ole vain mukavuuskysymys. Kun manuaalinen työ vähenee, virheet vähenevät ja tiedot pysyvät yhtenäisinä eri järjestelmien välillä.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työntekijän kirjaamat tunnit siirtyvät suoraan palkanlaskentaan ja projekteille ilman erillistä käsittelyä.

–> Varmista, että työaikatiedot siirtyvät automaattisesti integraatioiden avulla

4. Tee leimausvirheiden korjaamisesta sujuvaa

Virheitä ja unohduksia sattuu aina. Työntekijä voi unohtaa leimauksen tai kirjata työajan väärin.

Jos virheiden korjaaminen on hidasta tai vaatii useita hyväksyntävaiheita, se kuormittaa nopeasti HR:ää ja esihenkilöitä. Pienistä virheistä tulee turhaa selvittelyä, joka vie aikaa muulta työltä.

Hyvä työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa sen, että työntekijä voi itse korjata leimauksia helposti. Korjaukset voidaan tarvittaessa hyväksyä automaattisesti tai esihenkilön toimesta, mutta prosessi ei saa muodostua pullonkaulaksi.

Kun korjaaminen on sujuvaa, työaikatiedot pysyvät ajan tasalla ja virheet eivät kasaudu kuukauden loppuun.

–> Varmista, että työntekijä voi korjata leimaukset järjestelmässä itse

5. Valitse järjestelmä, joka kehittyy jatkuvasti

Työajanseuranta ei ole kertahankinta, vaan järjestelmä, jonka pitää toimia arjessa myös tulevaisuudessa.

Työelämä muuttuu jatkuvasti. Työaikamallit kehittyvät, työehtosopimukset muuttuvat ja yrityksen omat tarpeet elävät. Siksi on tärkeää, että työajanseurantajärjestelmä pysyy mukana muutoksessa.

Hyvä järjestelmä ei ole valmis, vaan sitä kehitetään jatkuvasti käyttäjien tarpeiden pohjalta. Näin varmistetaan, että järjestelmä tukee arkea myös vuoden tai kahden päästä, eikä sitä tarvitse vaihtaa uuden tilanteen vuoksi.

Parhaimmillaan kehitys ei ole vain yleisiä päivityksiä, vaan järjestelmää kehitetään myös asiakaskohtaisten tarpeiden pohjalta. Tällöin asiakkaan arjesta nousevat tarpeet viedään suoraan osaksi järjestelmää – ilman raskaita projekteja tai pitkiä odotusaikoja.

–> Kysy palveluntarjoajalta: miten nopeasti uusiin tarpeisiin reagoidaan ja mitä on kehitetty viimeksi?

Työajanseurantajärjestelmä ei ole vain lista ominaisuuksia. Se on ratkaisu, joka tekee arjesta sujuvampaa työntekijöille, esihenkilöille ja HR:lle.

Hyvässä työajanseurantajärjestelmässä myös hinnoittelu ja käyttöönotto ovat selkeitä. Kun kustannukset ovat ennakoitavia ja järjestelmä on helppo ottaa käyttöön, vältytään turhilta yllätyksiltä jo alussa.